Se você chegou a este ponto no processo de colaboração, é provável que já compreenda que ela é uma arte delicada, influenciada por diversos fatores. Para que a colaboração prospere e ofereça seus inúmeros benefícios, é essencial que, antes, cumpra certos critérios e supere possíveis barreiras e desafios.
Como já abordamos a dinâmica interpessoal que pode causar disfunção na equipe, neste artigo vamos nos concentrar nas barreiras organizacionais mais comuns, que podem prejudicar significativamente os esforços colaborativos.
Áreas organizacionais relevantes para a colaboração
Antes de nos aprofundarmos nas falhas sistêmicas que impedem a colaboração, vamos primeiro analisar quais são as áreas de operações organizacionais que influenciam muito quaisquer esforços colaborativos. De uma perspectiva organizacional, há quatro aspectos primários críticos para os resultados da colaboração:
- Espaços físicos
- Tecnologia
- Políticas e práticas
- Estrutura e cultura organizacional
Vejamos brevemente como cada uma dessas áreas impacta o curso da colaboração.
Espaços físicos
Mesmo com as consequências da pandemia da Covid-19 e as mudanças significativas que ela trouxe aos espaços de trabalho e ao trabalho em si, as instalações físicas ainda desempenham um papel importante na formação da experiência geral de trabalho. O desejo organizacional por colaboração precisa ser refletido na configuração física do local de trabalho de maneiras que permitam e incentivem a flexibilidade, a comunicação ativa e o fluxo livre de informações, ao mesmo tempo em que permitem um certo grau de autonomia.
Em termos práticos, isso significa muitos espaços de reunião formais e informais, bem como a remoção de quaisquer barreiras físicas entre diferentes equipes e departamentos (como no caso de espaços abertos).
Tecnologia
O aumento significativo de equipes distribuídas e trabalho remoto nos últimos anos alterou drasticamente as necessidades tecnológicas das organizações. Tecnologias de comunicação e informação confiáveis e eficazes se tornaram essenciais para o sucesso de muitas organizações. A comunicação ativa é o motor da colaboração, e as organizações devem adotar quaisquer ferramentas tecnológicas que permitam aos colaboradores reunir recursos individuais e combinar seus conjuntos de habilidades e perspectivas exclusivas.
Políticas e práticas
À medida que a colaboração prospera na interação de conjuntos de habilidades divergentes, as organizações devem adotar e/ou manter políticas e práticas de trabalho que permitam que os profissionais com diferentes papéis e funções se envolvam facilmente em atividades conjuntas. Em geral, políticas e práticas favoráveis à colaboração precisam superar os limites de hierarquias rígidas e estruturas de equipe e evitar o tribalismo departamental. O objetivo é atingir um grau de flexibilidade que suporte maior mobilidade no local de trabalho, uma troca rápida de ideias e a capacidade geral de formar rapidamente novos grupos de trabalho ou expandir e alterar os existentes quando as circunstâncias exigirem.
Estrutura e cultura organizacional
A colaboração de qualidade exige um afastamento das estruturas hierárquicas tradicionais e rígidas e dos princípios organizacionais que as sustentam. As organizações não podem aderir à divisão inflexível de papéis e responsabilidades acompanhadas pelos modos tradicionais de supervisão e medição de desempenho. Os grupos de trabalho colaborativos precisam ser liberados dos requisitos rígidos de trabalho e receber espaço para se afastarem de suas responsabilidades principais para se envolverem uns com os outros. Isso não é apenas uma questão de organização do trabalho, mas também da cultura geral — a colaboração prospera na atmosfera de confiança, transparência, conhecimento eficaz e compartilhamento de informações e uma dedicação aos esforços da equipe em vez de contribuições individuais.
Quais são os obstáculos de colaboração mais comuns?
Há muitas maneiras pelas quais a colaboração pode falhar, mas os obstáculos organizacionais são muito comuns e bastante universais. Portanto, qualquer organização que deseje colher os benefícios da colaboração deve estar pronta para evoluir seus métodos tradicionais para acomodar uma abordagem mais inclusiva e flexível.
Agora que destacamos as principais áreas operacionais que moldam e impactam a colaboração, podemos examinar algumas das falhas sistêmicas e inerentes mais comuns que podem dificultar o processo.
Compartilhamento insuficiente de informações e conhecimento
Um fluxo livre de informações e meios eficazes de compartilhamento de conhecimento são pré-requisitos essenciais para uma colaboração frutífera.
As causas de falhas na troca de informações e conhecimento são sempre uma combinação de fatores estruturais e interpessoais. As autoras Cindy Hubert e Brittany Lopez identificam as dez barreiras mais comuns ao compartilhamento eficaz de informações e conhecimento:
- Conscientização: os funcionários não são informados sobre as ferramentas e recursos disponíveis
- Cultura: vários fatores culturais (desconsideração organizacional pelo compartilhamento de conhecimento, tribalismo da equipe, barreiras linguísticas, etc.)
- Distância: separação física ou estrutural entre indivíduos ou grupos resultando em contato pouco frequente
- Experiência: colaboradores com pouca experiência relutantes em participar ou colaboradores altamente experientes "monopolizando" o processo de troca de conhecimento
- Acumulação de conhecimento: a relutância de indivíduos e grupos em compartilhar informações, geralmente por medo de diminuir seu próprio valor
- Medidas desalinhadas: conflitos entre medidas de desempenho individuais e comportamento de compartilhamento de conhecimento desejado (ou seja, competição direta, incentivos conflitantes, etc.)
- Relacionamentos: falta de conexões e confiança entre colaboradores
- Patrocínio: falta de suporte para compartilhamento de conhecimento de líderes seniores
- Tempo: falta de mecanismo de compartilhamento de informações e conhecimento eficiente e conveniente, bem como organização de trabalho que deixa pouco ou nenhum tempo para a troca
- Confiança: falta de confiança na experiência dos colegas e na credibilidade das informações que eles compartilham
Como superar esse obstáculo
Antes que as organizações possam tentar superar a falta de troca eficaz de informações e conhecimento, elas devem primeiro identificar seus obstáculos mais urgentes. Uma vez capazes de identificar as causas raiz dessa disfunção, elas podem abordá-las individualmente.
Falta de tomada de decisão clara
Em um ambiente colaborativo, assim como em qualquer outro processo de trabalho, as decisões podem ser tomadas de várias maneiras, mais comumente por consenso total, voto majoritário ou decisão individual. Além disso, decisões individuais podem ser tomadas por figuras formais de autoridade ou colaboradores influentes. É importante saber não apenas quem toma as decisões, mas como o processo ocorre (quem é consultado, quando são consultados, quais são os prazos para a decisão final, etc.).
A falta de clareza em relação ao processo de tomada de decisão pode dificultar significativamente a colaboração. Não só pode ser demorado, mas também pode causar ambiguidade, confusão e conflito.
Como superar esse obstáculo
A primeira coisa que as equipes precisam fazer para evitar ambiguidade é estabelecer e comunicar claramente um mecanismo de tomada de decisão (bem como opções de contingência) e definir procedimentos e cronogramas claros para garantir que o trabalho compartilhado não seja paralisado pela indecisão. Por exemplo, se um mecanismo acordado for o consenso, os colaboradores devem entender o que ocorre caso ele não seja atingido.
Processos de negócios inflexíveis
Dependendo do grau de predefinição das atividades cotidianas, os processos de negócios podem ser classificados como rígidos (altamente definidos), flexíveis (vagamente definidos) e ad-hoc (não definidos).
A colaboração está enraizada na improvisação, na reunião de diversos conjuntos de habilidades para formular novas respostas e novas soluções. Essa improvisação não pode ser alcançada se os processos de negócios forem muito rígidos. Não podemos prever a inovação, mas podemos incentivá-la libertando os colaboradores de um fluxo de trabalho rígido e proporcionar espaço para improvisação.
Por outro lado, um processo completamente solto e indefinido pode facilmente cair na ineficiência e no caos. Portanto, a colaboração bem-sucedida requer um equilíbrio fino entre flexibilidade e controle.
Como superar esse obstáculo
Em termos estruturais, dois fatores-chave para a colaboração são o grau de controle da organização sobre as atividades de trabalho e o grau de conexão entre os colaboradores. O cenário ideal para colaboração é um baixo grau de controle juntamente com um alto grau de conexão. No entanto, as organizações também devem garantir um certo grau de controle para evitar que a colaboração se torne ineficaz. Isso pode ser alcançado definindo limites e restrições que não estejam relacionados diretamente às tarefas de trabalho, mas a outros aspectos da colaboração: participantes, prazo permitido, recursos, histórico de atividades transparente — tudo com a intenção de manter o foco e a eficiência. Além disso, as equipes colaborativas precisam ter uma meta compartilhada clara e uma consciência das dependências entre seu trabalho e o trabalho dos outros.
Feedback insuficiente
Feedback oportuno e relevante é importante em qualquer ambiente de trabalho, mas particularmente em um arranjo colaborativo onde há um grau menor de contribuições individuais mensuráveis, e ainda mais em equipes colaborativas distribuídas, onde há um grau menor de interação.
Feedback construtivo (positivo e negativo) nos ajuda a modificar nossa abordagem e melhorar nossas contribuições para o grupo colaborativo. Por outro lado, a falta de feedback leva à incerteza e não aborda atividades e práticas potencialmente prejudiciais.
Como superar esse obstáculo
O feedback é uma área sensível que pode facilmente levar a sentimentos feridos e egos machucados. No entanto, podemos contar com um vasto corpo de experiência coletiva traduzido em melhores práticas universalmente aceitas:
Planeje e prepare: o feedback deve ser fornecido em intervalos regulares, e não apenas em situações problemáticas. A pessoa que fornece o feedback precisa estar bem preparada e completa para fornecer um feedback justo e relevante.
Cuidado com as diferenças: é importante evitar generalizações e não abordar todos da mesma maneira. Líderes de equipe e gerentes devem compreender as características e necessidades das pessoas com quem estão se comunicando.
Discuta problemas, não pessoas: o feedback pode ser uma oportunidade de aprendizado, mas também pode se tornar um conflito pessoal. É importante abordar problemas e situações específicas sem atacar as pessoas em si, em vez disso, envolvê-las em um diálogo e permitir que esclareçam suas perspectivas.
Seja preciso: uma das principais responsabilidades de uma pessoa que fornece feedback é evitar a ambiguidade o máximo possível. O feedback precisa ser claro e preciso, específico e apoiado por exemplos, permitindo que a outra pessoa saiba precisamente o que ela faz e o que não faz bem e como pode melhorar.
Dar e receber: no seu melhor, o feedback é um diálogo bidirecional. Os líderes de equipe não devem apenas fornecer feedback, mas também solicitá-lo. Este princípio incentiva a honestidade e a confiança e leva a relacionamentos mais fortes e a uma maior prontidão para aceitar críticas.
Pumble — Seu melhor aliado para superar obstáculos de colaboração
O curso e o resultado da colaboração são sempre imprevisíveis. As organizações nunca podem contabilizar totalmente a totalidade dos traços individuais dos colaboradores e como sua interação impactará a parceria. No entanto, em meio a isso, há um farol de esperança — Pumble.
Pumble é um software de colaboração em equipe com vastos recursos projetados para ajudar você a navegar e superar obstáculos de colaboração. Alguns dos principais incluem:
- Mensagens diretas — Facilita o compartilhamento rápido de informações e reduz atrasos nos processos de tomada de decisão
- Canais — Ajuda a organizar discussões e garantir que informações relevantes cheguem às pessoas certas
- Compartilhamento de arquivos — Promove o compartilhamento de conhecimento permitindo que os membros da equipe troquem facilmente documentos, imagens e outros arquivos
- Voice and Chamadas de voz e vídeo — Permitem uma comunicação mais envolvente e experiências de colaboração mais ricas
- Notificações personalizáveis — Garante que mensagens importantes não sejam perdidas, minimizando as distrações
Ao aproveitar o poder do Pumble, as organizações ganham maior controle sobre aspectos cruciais da colaboração, estabelecendo uma base sólida para alcançar sucessos futuros.
Referências:
- McDermot I. & Hall M. (2016). The Collaborative leader: The ultimate leadership challenge. Carmarthen, UK: Crown House Publishing
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- https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/reimagining-the-office-and-work-life-after-covid-19
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- Finch E. (editor) (2011). Facilities Change Management. Hoboken, NJ: Wiley-Blackwell
